'회의 일정 조율', '계약서 최종본 전달', '기획안 수정 요청'. 메일함을 열면 제목 대신 요점이 먼저 눈에 들어온다.
내가 일일이 메일을 열고 내용을 확인하기 전에, 인공지능(AI)이 본문을 읽고 핵심을 한두 문장으로 뽑아 보여주는 것이다.
외국어로 온 메일도 알아서 한국어로 요약해 준다.
메일 속 일정 정보를 추출해 날짜와 시간을 자동으로 업무용 캘린더로 옮겨주기도 한다.
이는 중소기업을 위한 AI 업무 시스템인 '오피스넥스트'의 기능 중 하나다.
지란지교소프트가 지난해 9월 선보인 오피스넥스트는 메일요약·문서작성·암호보관 같은 기업들에 유용한 기능을 제공한다.
세계적인 업무용 플랫폼인 슬랙이나 노션과는 달리 한국인 눈에 익숙한 화면을 구현해 제조업 공장의 50·60대 직원들까지 손쉽게 이용하도록 했다.
18일 경기 성남 판교의 지란지교소프트 본사에서 만난 박승애 대표는 "중소기업은 늘 인력이 부족해 디지털전환(DX)으로 효율화할 필요가 있어서 '오피스넥스트'를 만들었다"며 "외국 업무 프로그램은 프로젝트 단위로 구성돼 있어서 조직도를 기반으로 일하는 한국 기업 문화에 맞지 않는다.
화면 구성도 우리에게 익숙한 네이버나 카카오 같은 방식을 차용했다"고 말했다.
오피스넥스트의 목표는 AI가 업무에 스며들어 훨씬 쉽게 일하는 데 있다.
자신도 모르는 새 AI를 쓰면서 업무가 빨라지는 것이다.
박 대표는 "최근 서비스 점검으로 AI 메일 요약 기능이 잠시 멈춘 적 있었는데, 고객사들이 그 잠깐이 너무 불편했다고 하시더라"며 "평소에는 3분이면 끝날 메일 정리 작업이 그때는 일일이 사람이 다 클릭하고 확인해야 해서 30분이나 걸렸다고 한다"고 했다.
그는 "드디어 AI 업무가 생활화됐구나, 이용자들이 AI에 익숙해졌고 AI가 사라지면 깜짝 놀라는구나 싶었다"고 전했다.
오피스넥스트의 문서 작업 기능도 유용하게 쓰인다.
직원들이 문서를 만들 때 AI가 기획서·보고서·계약서 같은 큰 틀을 잡아준다.
예를 들어 기획서의 경우 사업기획서인지, 교육기획서인지, 마케팅기획서인지에 따라 세부적인 구성을 제공한다.
기본 제공하는 문서 템플릿만 30가지다.
문서를 요약하거나 문장을 더욱 상세하게 써주는 기능도 있다.
전문적이게·자신감 있게·친근하게 등으로 어조를 바꿀 수도 있다.
기업들이 오피스넥스트 같은 외부 프로그램을 도입할 때 '보안은 괜찮을까?'라는 우려를 할 수 있다.
박 대표는 "파일 전송과 저장 이력이 남기 때문에 기밀 유출을 차단할 수 있고, 메신저 로그인 기록으로 해킹이나 랜섬웨어 같은 사고도 예방할 수 있다"며 "최근에는 공용 계정을 안전하게 관리하는 '세이프박스' 기능을 오피스넥스트에 넣어 업무 볼 때 쓰는 암호들을 유출 위험 없이 보관할 수 있다"고 했다.
올해 하반기에는 오피스넥스트에 전자결재 기능이 도입되고, 향후 근태·연차·급여 같은 인사관리 기능도 더할 계획이다.
전영주 기자 ange@asiae.co.kr
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